Rechnung stellen - wer darf das, was ist zu beachten?

Wer gewerblich oder freiberuflich arbeitet, darf in Deutschland Rechnungen stellen. Dabei sind formale Kriterien zu beachten. Privatpersonen benötigen auf jeden Fal eine Steuernummer.

Rechnungen kennt jeder aus dem eigenen Briefkasten. Sie sind nach dem deutschen Handelsrecht berechtigte Forderungen, die der Schriftform bedürfen und an ganz bestimmte Formalia gebunden sind. Generell dürfen sie nur von Körperschaften, Unternehmern oder Freiberuflern gestellt werden. Wer lediglich Kosten für zum Beispiel einen Schaden oder eigene Kosten aufstellt und in Schriftform bringt, macht eine Aufrechnung, welche nicht den bindenden Charakter einer Rechnung hat.

Um als Dienstleister auf Rechnung arbeiten zu können, wird in der Regel ein Gewerbeschein vom Gewerbeamt und eine Steuernummer vom Finanzamt benötigt. Für Kleinunternehmer gibt es die Möglichkeit, sich von der Erhebung der Mehrwertsteuer befreien zu lassen, solange ein gewisser Umsatz im Jahr nicht überschritten wird. Ausnahme davon sind nur die freien Berufe, zu denen neben Ärzten und Architekten auch Journalisten, Schriftsteller, Historiker, Schauspieler und eine Reihe anderer Tätigkeiten gehören, die ein Studium voraussetzen.

Zu einer Rechnung gehören verschiedene Angaben. So muss der Empfänger eindeutig erkennbar sein. Dies wird durch die korrekte Postanschrift gewährleistet. Jede Rechnung braucht eine Rechnungsnummer, die normalerweise als fortlaufende Nummer in einem Geschäftsjahr zu führen ist, damit die Zahl der tatsächlich gestellten Rechnungen nachvollziehbar bleibt. Auch der Rechnungssteller muss aus dem Schreiben klar hervorgehen. Dies beinhaltet nicht nur Namen (oder Firmennamen) und Anschrift, sondern auch Bankverbindung und vor allem die Angabe der entsprechenden Steuernummer und des Finanzamtes. Auch die Mehrwertsteuer muss auf der Rechnung ausgewiesen sein, selbst wenn keine erhoben wird. Dann braucht es den Hinweis auf die Eigenschaft als Kleinunternehmer. Zu guter Letzt gehört jede Rechnung auch eigenhändig unterschrieben. Ausnahmen gibt es hier nur im elektronischen Postverkehr.

Eine Rechnung kann heute auch per E-Mail zugestellt werden. Dann kann sie auch ohne Unterschrift gültig sein. Vorausgesetzt, dass das ausgedruckte Originaldokument unterschrieben ist und beide Geschäftspartner mit der elektronischen Zusendung und Abwicklung einverstanden sind.